Dit protocol beschrijft hoe klachten worden behandeld over professioneel begeleiders en debriefers die bij InToMission (ITM) zijn aangesloten of in opdracht van ITM trajecten uitvoeren.
1. Doel en reikwijdte
Het is mogelijk een klacht in te dienen over het beroepsmatig handelen van een bij ITM aangesloten professioneel begeleider en/of debriefer. Klachten worden behandeld door de ITM-klachtencommissie, conform dit protocol.
Klachten kunnen betrekking hebben op:
De toetsing van een klacht vindt plaats aan de hand van de ITM-gedragscode en het criterium of de professioneel begeleider en/of debriefer heeft gehandeld zoals van een redelijk handelend en bekwaam professional mag worden verwacht.
2. Klachtencommissie
De klachtencommissie heeft tot doel klachten van missionair en/of culturele werkers of opdrachtgevers uniform, objectief en zorgvuldig te onderzoeken, beoordelen en toezien op de afhandeling daarvan. De commissie bestaat uit twee onafhankelijke leden, zonder professionele of financiële belangen bij ITM:
Kees en Els van der Wilden
E-mail voor klachten: keesvanderwilden@gmail.com
3. Definities
4. Indienen van een klacht
Een klacht kan worden ingediend door een opdrachtgever of een missionair of cultureel werker.
De klacht wordt per e-mail ingediend en bevat minimaal:
Bevestiging ontvangst
Binnen twee weken ontvangt de klager een ontvangstbevestiging van de klachtencommissie. Indien gegevens ontbreken, wordt de klager gevraagd deze binnen één week aan te vullen.
5. Ontvankelijkheid
Een klacht wordt alleen in behandeling genomen als deze betrekking heeft op een begeleidingsovereenkomst en/of debriefingsovereenkomst.
Een klacht wordt niet ontvankelijk verklaard als:
De klachtencommissie kan besluiten dat een klacht:
6. Procedure
6.1 Intrekken van een klacht
De klager kan de klacht intrekken tot het moment van uitspraak. De commissie behandelt een ingetrokken klacht niet verder.
6.2 Verweer professioneel begeleider en/of debriefer
De klachtencommissie stuurt de klacht naar de professioneel begeleider en/of debriefer, die binnen vier weken schriftelijk kan reageren. De termijn kan worden verlengd na gemotiveerd verzoek.
6.3 Hoorzitting
Indien nodig wordt een hoorzitting gelast. Partijen en betrokken derden kunnen informatie verstrekken en reageren op de verkregen informatie. Hoorzittingen zijn besloten. Aantekeningen en verslagen worden niet verstrekt aan partijen of derden. Deskundigen kunnen bij toestemming van de commissie aanwezig zijn.
6.4 Wraking en verschoning
Partijen kunnen een lid van de klachtencommissie wraken of een lid kan zich verschonen indien de onafhankelijkheid in het geding is. De ITM-directeur/zorgcoördinator wordt ingeschakeld bij wraking of verschoning.
6.5 Adviseur
Klager en professioneel begeleider en/of debriefer kunnen zich laten bijstaan door een adviseur of advocaat. Schriftelijke volmachten worden gerespecteerd en adviseurs kunnen aanwezig zijn bij hoorzittingen.
6.6 Kosten
De procedure is kosteloos. Eventuele kosten van rechtsbijstand, reiskosten of deskundigen worden door de partijen zelf gedragen.
7. Uitspraak
De commissie streeft ernaar een uitspraak te doen binnen zes weken na hoorzitting of beslissing geen hoorzitting te houden. Indien vertraging optreedt, worden partijen geïnformeerd.
Mogelijke uitspraken:
Bij gegrond of gedeeltelijk gegrond kan de commissie maatregelen opleggen:
De uitspraak wordt schriftelijk gemotiveerd en een geanonimiseerd afschrift wordt naar beide partijen en de ITM-directeur/zorgcoördinator gestuurd.
8. Geheimhouding
Alle betrokkenen bij de klachtenprocedure hebben een geheimhoudingsplicht. Deze blijft van kracht na beëindiging van hun werkzaamheden, tenzij wettelijk anders vereist.
Dit protocol is geüpdatet op 12 januari 2026 en heeft onmiddellijke werking.
