InToMission (ITM) hecht grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met de informatie die jij met ons deelt. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens van cliënten, deelnemers aan trainingen en workshops, en bezoekers van onze website, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). InToMission is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Wie zijn wij?
InToMission staat voor onafhankelijke missionaire en crossculturele begeleiding van mensen die wonen en werken in het buitenland of in multicultureel Nederland. Wij begeleiden mensen tijdens de voorbereiding, uitzending en terugkeer, en verzorgen daarnaast trainingen en workshops.

Persoonsgegevens en doeleinden
Wij verwerken persoonsgegevens die jij zelf aan ons verstrekt, omdat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze begeleiding, trainingen en workshops.

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn:

• Naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum

In het kader van begeleiding kunnen ook bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals gegevens over psychisch welzijn en persoonlijke ontwikkeling. Deze gegevens verwerken wij uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de begeleiding en met jouw expliciete toestemming.

Doeleinden van verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van begeleidings- en debriefingstrajecten
• Het verzorgen van trainingen en workshops
• Het onderhouden van contact en communicatie
• Administratieve en facturatiedoeleinden
• Het versturen van nieuwsbrieven en/of blogs (indien je je hiervoor hebt aangemeld)

 Rechtsgronden
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:

• De uitvoering van een overeenkomst
• Jouw toestemming
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting

Door het aangaan van een overeenkomst met InToMission ga je akkoord met deze privacyverklaring.

Gebruik van digitale hulpmiddelen en AI
InToMission maakt bij de voorbereiding, verwerking en ondersteuning van begeleidingstrajecten in beperkte mate gebruik van digitale hulpmiddelen, waaronder AI-ondersteunde toepassingen. Deze worden uitsluitend ingezet ter ondersteuning van reflectie, verslaglegging, structuur en kwaliteit van het begeleidingsproces.

Er worden geen vertrouwelijke of herleidbare persoonsgegevens van de Missionair Werker gedeeld met AI-systemen zonder expliciete toestemming. Persoonlijke begeleiding en besluitvorming blijven altijd mensenwerk en verantwoordelijkheid van InToMission.

Nieuwsbrief en publicaties
Wanneer je je hebt aangemeld voor onze nieuwsbrief en/of blogs, verwerken wij je naam en e-mailadres uitsluitend om deze toe te sturen. Afmelden kan op elk moment via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

In nieuwsbrieven, blogs of andere publicaties kunnen verhalen of ervaringen van missionaire en/of crossculturele werkers worden gedeeld. Dit gebeurt uitsluitend met voorafgaande toestemming van de betreffende persoon.

Digitaal dossier (Huddle) en communicatie
In onze begeleiding maken wij gebruik van Huddle. Huddle is een beveiligde online leeromgeving waarin documenten en communicatie rondom de begeleiding worden gedeeld, verstuurd en opgeslagen.

De Huddle-omgeving is beveiligd met persoonlijke inloggegevens en een wachtwoord. De missionair of culturele werker heeft zelf toegang tot Huddle. In Huddle is het ook mogelijk om met andere missionaire of crossculturele werkers in contact te komen en op verzoek informatie uit te wisselen.

Begeleidingsovereenkomsten en dossiers
Wij houden een dossier bij van begeleidingsgesprekken. Tot dit dossier hebben uitsluitend toegang:

• de betrokken begeleider;
• en, indien nodig, de zorgkwaliteitscoördinator van InToMission, uitsluitend voor het bewaken van kwaliteit, continuïteit en zorgvuldigheid.

Dossiers worden uitsluitend gebruikt:

• Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld bij doorverwijzing, en alleen met expliciete toestemming van de missionaire en/of crossculturele werker
• Door een waarnemend begeleider tijdens afwezigheid van de vaste begeleider, en alleen met expliciete toestemming van de missionaire en/of crossculturele werker
• In geanonimiseerde vorm voor intervisie of intercollegiale toetsing

Dossiers worden niet met derden gedeeld, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Beveiliging van persoonsgegevens
InToMission neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Beveiliging van website en e-mail via SSL-certificaten
• Beveiliging van digitale systemen met inloggegevens en wachtwoorden
• Opslag van papieren documenten in afsluitbare kasten

Samenwerkingsovereenkomsten en ondertekende documenten worden veilig bewaard. Voor de boekhouding maken wij gebruik van beveiligde boekhoudprogramma’s. Alleen bevoegde personen hebben toegang tot persoonsgegevens.

Cookies
De website van InToMission (www.intomission.nl) maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door je browser op je computer, tablet of smartphone worden opgeslagen.

Wij gebruiken functionele cookies die nodig zijn voor het goed functioneren van de website en analytische cookies om het gebruik van de website te verbeteren. Deze analytische cookies worden, waar mogelijk, geanonimiseerd verwerkt. Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze via een cookiebanner.

InToMission maakt geen gebruik van trackingcookies voor marketingdoeleinden.

 Links naar websites van derden
Onze website bevat links naar websites van derden. Wij adviseren je het privacybeleid van deze websites te raadplegen. InToMission is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop derden omgaan met persoonsgegevens.

Social media en communicatiemiddelen
Op onze website zijn socialmediabuttons opgenomen, zoals voor Facebook, Instagram en LinkedIn. Wij adviseren je de privacyverklaringen van deze platforms te raadplegen.

InToMission maakt daarnaast gebruik van communicatiemiddelen zoals WhatsApp en Slack. Wij gaan hier zorgvuldig mee om en delen geen persoonsgegevens zonder toestemming. In groepscommunicatie wordt alleen over personen gesproken met hun expliciete toestemming.

Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Binnen InToMission hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Na beëindiging van een begeleidingstraject bewaren wij het dossier van begeleidingsgesprekken en bijbehorende documenten maximaal twee jaar, tenzij wettelijke verplichtingen anders voorschrijven
• Na uitschrijving voor de nieuwsbrief verwijderen wij persoonsgegevens uiterlijk binnen drie maanden
• In overleg met de cliënt kunnen sommige gegevens geanonimiseerd worden bewaard voor trainingsdoeleinden
• Papieren documenten met persoonsgegevens worden vernietigd met behulp van een papierversnipperaar.

Rechten
Je hebt het recht om:

• Je toestemming voor gegevensverwerking in te trekken
• Inzage te krijgen in je persoonsgegevens
• Je persoonsgegevens te laten corrigeren
• Je persoonsgegevens te laten verwijderen
• De verwerking van je persoonsgegevens te beperken
• Bezwaar te maken tegen verwerking
• Je gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit)

Je kunt een verzoek indienen via ons contactformulier of per e-mail. Wij behandelen je verzoek zorgvuldig en uiterlijk binnen één maand. Onder schriftelijk wordt ook e-mail verstaan.

In sommige gevallen kunnen wij een verzoek (gedeeltelijk) weigeren, bijvoorbeeld wanneer de rechten van anderen worden geschaad. In dat geval lichten wij onze beslissing schriftelijk toe.

Ben je het niet eens met onze beslissing, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen
InToMission behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website.

Contactpersoon InToMission:
Margriet Muurling
E-mail: info@intomission.nl
Tel.: 06 – 20 57 01 80

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op.

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 12 januari 2026