InToMission

InToMission

Jij in hun wereld!

Privacyverklaring InToMission

InToMission (ITM) wil de privacy van haar cliënten en websitebezoekers waarborgen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Om het wederzijds vertrouwen tussen jou en ITM te bewaken, willen we graag transparant zijn over de manier waarop we omgaan met jouw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te respecteren en de vertrouwelijkheid van je persoonlijke gegevens te behouden. In deze verklaring leggen we uit hoe wij omgaan met je persoonsgegevens.

Gegevens en doeleinden

InToMission staat voor onafhankelijke cross-culturele coaching en (praktische) begeleiding aan mensen die wonen en werken in het buitenland of in multicultureel Nederland. Bij het uitvoeren van deze coaching of begeleiding tijdens het traject van voorbereiding, uitzending en terugkeer naar Nederland en het verzorgen van relevante trainingen en workshops, is er sprake van een overeenkomst tussen jou en InToMission. Door middel van deze overeenkomst ga je ook akkoord met deze privacyverklaring en de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken.
Voor het zorgvuldig kunnen uitvoeren van deze begeleiding en het geven van trainingen en workshops worden de volgende relevante gegevens verzameld en opgeslagen:
• NAW (naam, adres en woonplaats)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum

Als je je hebt aangemeld voor onze nieuwsbrief en/of blogs en je naam en e-mailadres hebt doorgegeven, ontvang je onze nieuwsbrief en/of blogs. Als je deze nieuwsbrieven en/of blogs niet meer wilt ontvangen, kun je je via een link in de digitale nieuwsbrief en/of blogs afmelden. In de ITM-nieuwsbrieven staan regelmatig artikelen over mensen die zijn uitgezonden en over hun werk. Deze teksten worden alleen gepubliceerd met toestemming van de desbetreffende persoon.

In onze begeleiding maken we gebruik van een digitaal e-portfolio. Dit is beveiligd door middel van inloggegevens en een wachtwoord. De cliënt heeft hier zelf beschikking over. De e-mailcommunicatie en planning wordt ook via e-portfolio uitgevoerd, zodat alle gegevens alleen toegankelijk zijn voor de cliënt en zijn/haar begeleider van InToMission.

Begeleidingsovereenkomsten en verslagen

Wij houden een dossier bij van onze begeleidingsgesprekken. Tot dit dossier heeft alleen de begeleider van de cliënt toegang. Wij hanteren hierin een geheimhoudingsplicht. Zowel de computer van de begeleider als de map van dit dossier is met een wachtwoord beveiligd.
De mogelijkheid bestaat dat dit dossier ook nog voor de volgende doeleinden wordt gebruikt:
– Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld bij doorverwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van de cliënt.
– Voor een waarnemend begeleider, tijdens de afwezigheid van de toegewezen begeleider. Ook dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van de cliënt.
– Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing of intervisie.

Beveiliging persoonsgegevens

Wij hebben passende technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen, waaronder versleuteling middels een SSL-certificaat (voor website en e-mail) en een archiefkast die op slot kan, zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die we vanuit InToMission verwerken. Samenwerkingsovereenkomsten en persoonlijke documenten die zijn ondertekend worden zo vergrendeld bewaard. InToMission maakt voor haar boekhouding gebruik van boekhoudkundige programma’s, die via inloggegevens inclusief wachtwoord beveiligd zijn.

Cookies

De website van InToMission (www.intomission.nl) maakt gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door je browser op je harde schijf van je computer, mobiele telefoon, of tablet wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Het gebruik van cookies is van groot belang voor het goed laten draaien van onze website, maar ook cookies waarvan je niet direct het effect ziet zijn zeer belangrijk. Dankzij de (anonieme) input van bezoekers kunnen we gebruik van de website verbeteren en deze gebruiksvriendelijker maken. Voor het gebruik van bepaalde cookies is jouw toestemming vereist. Dit doen wij door middel van een zogenaamde cookiebanner. We maken geen gebruik van zogenaamde cookietrackers.

Links naar websites van derden

Op onze website staan meerdere links naar websites van derden. Wij willen je adviseren het Privacy Statement te lezen van de website die je via onze website bezoekt. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen voor de manier waarop websites van derden omgaan met jouw persoonsgegevens.

Social media

Wij willen het jou graag zo gemakkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen via social media. Dit kan door middel van een aantal socialmediabuttons, zoals Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke socialmediakanalen om te weten hoe zij met privacy omgaan. InToMission maakt gebruik van programma’s zoals WhatApp en Slack. Omdat dit peer-to-peer communicatiemiddelen zijn, gelden hiervoor geen aparte regels. In de groepsapps wordt er alleen over iemand gecommuniceerd met zijn/haar expliciete toestemming.

Bewaartermijn

We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Naast de verplichte wettelijke bepalingen zijn hieronder een paar specifieke bewaartermijnen benoemd die wij binnen InToMission hanteren:
– Na beëindiging van het begeleidingstraject bewaren we het dossier van de begeleidingsgesprekken en de daarbij behorende persoonlijke gegevens, zoals verslag psychologisch onderzoek en de begeleidingsovereenkomst, nog twee jaar. Dit omdat de ervaring ons geleerd heeft dat sommige cliënten vanwege verandering van uitzending, weer terugkomen voor gesprekken.
– De documenten die in het e-portfolio staan, worden binnen een maand overgedragen aan de cliënt en zijn dan niet meer zichtbaar voor de begeleider vanuit InToMission.
– Wanneer jij je uitschrijft voor de nieuwsbrief, verwijderen wij je persoonsgegevens binnen drie maanden uit het systeem.
– Sommige cases worden in overleg met de cliënt geanonimiseerd bewaard voor trainingsdoeleinden.

Alle begeleiders van InToMission zijn in het bezit van een papierversnipperaar en zullen documenten waarop persoonsgegevens staan op deze manier vernietigen.

Gegevens en doeleinden
Rechten

Je hebt altijd het recht jouw toestemming voor het verwerken van je gegevens in te trekken, waarna wij je gegevens niet meer zullen verwerken. Het intrekken van deze toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking op basis van jouw toestemming, die plaatsvond vóór deze intrekking. Het is wel goed om te vermelden dat deze intrekking wel invloed kan hebben op de kwaliteit van de begeleiding aan jou als missionair werker. 
Je hebt ook recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het recht om jouw persoonsgegevens te rectificeren. Als je wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, dan kun je een schriftelijk inzageverzoek doen. Mochten jouw gegevens onjuist zijn, onvolledig of niet relevant zijn, dan kun je ons schriftelijk verzoeken om jouw gegevens te wijzigen of aan te vullen.
Daarnaast heb je recht op het wissen van jouw persoonsgegevens, een recht op het beperken van de verwerking en een recht om tegen de verwerking bezwaar te maken. Bovendien heb je recht op het overdragen van of het overdraagbaar maken van jouw gegevens. Ook hiervoor kun je een schriftelijk verzoek indienen.

Wij zullen je verzoek binnen vier weken in behandeling nemen. Onder schriftelijk wordt ook verstaan een e-mail. Je kunt je verzoek aan ons mailen via ons contactformulier
Als we het verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er een aantal situaties waarin wij het verzoek moeten weigeren. Wij zullen een verzoek bijvoorbeeld moeten weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder wegen. Dit kan voorkomen in gevallen dat je inzageverzoek ook de persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we het verzoek afwijzen, zullen we schriftelijk/digitaal motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen. 
Het kan gebeuren dat je het niet eens bent met onze beslissing met betrekking tot jouw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet. In dat geval heb je ook het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. (Graag een link naar hun website maken)

Wijzigingen

We houden het recht voor wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. Als wij iets wijzigen, dan vermelden we dat op onze website.

Contactpersoon InToMission:
Margriet Muurling
E-mail: info@intomission.nl
Tel.: 06 – 20 57 01 80

Heb je vragen? Neem dan gerust contact op met ons op.

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 juni 2020